Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) tacirlerin defter tutma yükümlülüğünü düzenlemektedir. TTK gereğince her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde, ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri, açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Kanun işletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişiminin defterlerden izlenebilmesi gerektiğini belirtmektedir. Bu yazımızda ticari defterlerin tutulmasıyla ilgili kurallar ve defterlerin delil niteliği taşıyabilmesinin koşullarına değinilmiştir.
- Tacirler tarafından tutulması gereken ticari defterler
Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir yevmiye defteri, envanter defteri ve defteri kebiri tutmakla yükümlüdür. Bu defterlere ek olarak:
– Şahıs şirketleri genel kurul toplantı ve müzakere defteri
– Anonim şirketler pay defteri ve yönetim kurulu karar defteri,
– Limited şirketler ise pay defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundadır. Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde ise bu defter yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümlere tabi olur.
Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce, izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yaptırılır. Hesap dönemi takvim yılı olan şirketler için bu tarih Aralık ayının sonudur. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesi notere ibraz edilmelidir. Anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluşu esnasında ticari defterlerin açılış onayları şirket merkezinin bulunduğu ticaret sicili müdürlüğü tarafından yapılmaktadır.
Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Şirketlerin halihazırda kullandıkları pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterleri, yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla sonraki faaliyet dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
Yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defterinin kapanış onaylarının da yaptırılması gerekmektedir. Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde ise bu defterlerin açılışlarında ve yevmiye defteri ve yönetim kurulu karar defterinin kapanışında noter veya ticaret sicili müdürlüğü onayı aranmamaktadır. Defter açılış onaylarının kanuna uygun şekilde yaptırılması önem arz etmekte olup, tasdiklerin gereği gibi yapılmaması halinde Vergi Usul Kanunu uyarınca usulsüzlük cezası ve TTK uyarınca idari para cezası uygulanmaktadır.
Ticari defterler ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklanmak zorundadır. Bu belgelerin, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla, CD, harici bellek ve diğer elektronik ortamlar gibi görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilmesi mümkündür.
- HMK gereğince ticari defterlerin delil niteliği
Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun (“HMK”) 222. Maddesi ticari defterlerin ticari davalarda delil olarak kullanılabilmesinin koşullarını düzenlemektedir. Madde gereğince eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtları birbirini doğrulamış olan ticari defterler delil niteliğindedir. Açılış veya kapanış onayları bulunmayan ve içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları ise sahibi aleyhine delil teşkil eder.
Ticari defter kayıtlarının sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilebilmesi için, diğer tarafın aynı şartlara uygun olarak tutulmuş ticari defterlerindeki kayıtların bunlara aykırı olmaması veya diğer tarafın ticari defterlerini ibraz etmemesi yahut defter kayıtlarının aksinin senet veya diğer kesin delillerle ispatlanmamış olması gerekmektedir. Ancak diğer tarafın eksiksiz ve usule uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ticari defterlerinde, ilgili hususta herhangi bir kayıt bulunmaması halinde ticari defterler, sahibi lehine delil olarak kullanılamayacaktır.
Yine HMK’nın 222. Maddesine göre taraflar diğer tarafın ticari defterlerini ibraz etmesini ve bu defterlerdeki kayıtları kabul edeceğini belirtebilir. Bu halde, karşı taraf ticari defterlerini ibrazdan kaçınırsa, ibrazı talep eden taraf iddiasını ispat etmiş sayılır.
Av. Dilara KARTALOĞLU KILIÇ
TARLAN-BAKSI AVUKATLIK BÜROSU
AV. AYLİN TARLAN- AV. DERYA BAKSI
Tarlan Avukatlık Bürosu Bloğu 