5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu; 2004 yılında yürürlüğe girmiş bir kanun olmasına rağmen; kamu kurum ve kuruluşları ile yapılan iş ve işlemlerde zorunlu tutulmadığı takdirde ilgililer elektronik imza kullanma eğiliminde olmamakta, hatta genellikle elektronik imzayı kullanmak zorunda oldukları sistemlerin bir parçası olarak düşünerek, başka amaçlarla kullanmayı aklına bile getirmemektedir. Oysa elektronik imza yaygın olarak kullanıldığı takdirde hem ilgililerin hem de birlikte iş veya işlem yaptıkları kişilerin hayatını kolaylaştırabilecek bir seçenektir.
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, “Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur.” hükmünü içermekle güvenli elektronik imzanın hukuki niteliğini ortaya koymuştur. Bu kanuna göre; resmi şekle ya da özel merasime tâbi sözleşmeler ile banka teminat mektubu dışındaki teminat sözleşmeleri dışında; ıslak imza ile imzalanabilecek her türlü belgeyi güvenli elektronik imza ile imzalamak söz konusu olabilmektedir.
Dolayısıyla, mevzuatta elektronik imza ile imzalanması yasaklanmış ya da nitelikleri gereği elektronik imza atılmaya uygun olmayan belgeler haricinde diğer belgelere elektronik imza atılması, ıslak imza atılmasıyla aynı sonucu doğurmaktadır. Öte yandan, imzanın inkâr edilmesi, imzalanma tarihinin belirsiz olması, imzalanan belgede değişiklik ya da düzeltme yapılması gibi riskleri de ortadan kaldırmaktadır.
(1).Sözleşmelerin İmzalanması
Niteliği itibariyle özel şekle tâbi olmayan sözleşmeler bakımından (örneğin taşınmaz satış sözleşmeleri, marka devir sözleşmesi gibi) sözleşmenin güvenli elektronik imza ile imzalanması iyi bir seçenek olabilir. Uygulamada sözleşme imzalanırken taraflar bir arada bulunmuyorsa; sözleşme nüshalarını birbirlerine posta veya kargo yoluyla iletebilmekte bu durumda çağımızda önlenmesi çok kolay olabilecek zaman kayıpları meydana gelebilmekte, hatta evrakın kaybı halinde çok da büyük zararlar da söz konusu olabilmektedir. Üstelik tüm bu zahmetli sürecin sonunda bazı sayfaların eksik imzalanması, imzayı atan kişinin imzasını inkâr etmesi gibi durumlarda hak kayıpları meydana gelebilmekte ya da hak kayıplarını önlemek için uzun hukuki süreçlere başvurmak gerekebilmektedir. Bu olumsuzlukları ortadan kaldırabilmek adına elektronik imza kullanmak iyi bir alternatif olarak karşımıza çıkmaktadır.
(2).Arabuluculuk Tutanaklarının İmzalanması
Her geçen gün uygulama alanı artan uyuşmazlık çözüm yöntemlerinden biri olan arabuluculuk; özellikle ticari uyuşmazlıklar ve iş hukukundan kaynaklı uyuşmazlıklar nedeniyle daha çok kişinin aşina olmak durumunda olduğu bir süreç olarak karşımıza çıkmaktadır. Arabuluculuk sürecinde taraflar vekil ile temsil edilebildiği gibi, vekilleri ile birlikte yahut kendileri bizzat arabuluculuk sürecine dahil olabilmektedir. Öte yandan arabuluculuk sürecinin uzaktan telekonferans sistemiyle tamamlanması da mümkün olabilmektedir. Bu halde tutanaklar kargo/posta yoluyla taraflara gönderilmekte ve imzalar alınmaktadır. Ancak, tarafların tamamının elektronik imzası bulunduğu senaryoda vakit kaybı olmaksızın birkaç dakika içinde imza işlemi hiçbir tereddüde yer vermeyecek şekilde sonuçlanabilmekte ve tutanaklar usulüne uygun bir şekilde düzenlenebilmektedir. Dolayısıyla arabulucuların ve tarafların elektronik imza kullanılmasını önermesi sürecin hızlanması adına oldukça faydalı olabilecektir.
(3).Noterlik İşlemlerinin Tamamlanması
Yoğunluk durumuna göre zaman zaman olması gerekenden daha çok vakit alabilen noterlik işlemlerinin bazılarının da noterliklere gidilmeksizin gerçekleştirilmesi mümkündür. Türkiye Noterler Birliği, ihtarname/ihbarname gönderilmesi ya da tespit gibi bazı işlemlerin noterliklere gidilmeksizin yapılmasını sağlayabilen altyapıyı kurmuştur. Ne var ki tüm noterlik personelleri bu altyapıyla ilgili olarak yeterli bilgi sahibi olmadığından, en azından noterlik bazında yapılan ilk denemelerde problemler yaşanabildiğini de eklemek gerekir. Ancak hem mevcut altyapının kullanımının yaygınlaştırılmasının hem de bu altyapı üzerinden farklı işlemlerin de noterliğe gidilmesine gerek olmaksızın tamamlanmasına olanak sağlanması ciddi vakit tasarrufu sağlayabilecektir.
(4).Kayıtlı Elektronik Posta Kullanımının Yaygınlaşması
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sisteminin yaygın hale gelmesiyle birlikte, noter kanalından yapılan birtakım bildirimlerin KEP ortamına da taşınması mümkündür. Böylelikle, noterlik harç ve masraflarından tasarruf edilebileceği gibi tebligatların usulüne uygun ya da zamanında yapılamamasından kaynaklı gecikmeler de önlenebilecektir. Sözleşmelerle ilgili fesih bildirimleri, borçluları temerrüde düşürmek için yapılan bildirimler gibi akla gelebilecek pek çok bildirim KEP aracılığıyla hızlı, ekonomik ve ispatı mümkün bir şekilde tamamlanabilmektedir. Yine resmi kurumlarla yapılan yazışmaların bir bölümünün de KEP kullanılarak yapılması mümkündür.
(5).İş İlişkisinden İleri Gelen Bildirimlerin Yapılması, Tutanakların Tutulması
4857 sayılı İş Kanunu uyarınca yapılması gereken bildirimlerin kural olarak yazılı ve imza karşılığında yapılması öngörülmektedir. Bu imzanın ıslak imza olarak alınması, özellikle uzaktan çalışmanın yaygınlaşmaya devam ettiği günümüz koşullarında süreçleri yavaşlatabilmektedir. Çalışanların ve işverenin elektronik imzaya sahip olduğu senaryoda bildirimler ve bildirimlerin yapıldığına dair deliller elektronik imza ile de imzalanabilir. Hakeza devamsızlık vb. durumlarda tutulan tutanakların da bu şekilde tutulmasında bir engel bulunmamaktadır.
Yukarıda, güvenli elektronik imzanın kullanımının zorunlu olmadığı ama kullanıldığı takdirde çok daha pratik hale gelebilecek süreçlerden bazılarına yer verilmiştir. Elektronik imza yaygınlaştığı takdirde pek çok uyuşmazlığı ortadan kaldırabilecek ve zamanın oldukça kıymetli olduğu günümüzde işlemlere hız kazandırabilecek bir teknolojidir. Dolayısıyla elektronik imzanın gerek tarafların iradeleriyle gerekse kamunun teşvikiyle yaygınlaştırılması tüm paydaşların faydasına olacaktır. Öte yandan, elektronik imzanın kullanımının önündeki zorlukların ortadan kaldırılmasının gerektiği de ayrı bir önemli noktadır. Örneğin, elektronik imzanın kullanıldığı her sistemin farklı programların kullanımını gerektirmesi, elektronik imzayı çoğu ilgili için kullanıcı dostu olmaktan çıkarmaktadır.
Av. Kerem Utku ÖRER
TARLAN- BAKSI AVUKATLIK BÜROSU
AV. AYLİN TARLAN- AV. DERYA BAKSI
Tarlan Avukatlık Bürosu Bloğu 