Geçtiğimiz yıl 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 40’ıncı maddesinde yapılan değişiklikle şirket/işletme adına imzaya yetkili olan kişilerin imza verilerinin, mevcut olması halinde elektronik olarak da sunulabileceği düzenlenmişti. Bu düzenlemenin ardından MERSİS web sitesinde artık İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü (NVİ) ile bu kapsamda yürütülen entegrasyon çalışmalarının tamamlandığını ve 1 Mart itibariyle imza verilerinin ve görev kabul beyanlarının elektronik olarak verilebileceğini duyurdu. Bu duyurunun ardından MERSİS web sitesinde işlemlerin nasıl yürütülebileceğine ilişkin bir kılavuz yayınladı.
Bu kılavuz kapsamında hangi hallerde ve hangi şekilde şirket/işletme adına imzaya yetkili olan kişilerin elektronik olarak imza beyannamesi ve görev kabul beyanı sunabileceklerine kısaca yer vermeye çalışacağız.
İMZA BEYANNAMESİ NEDİR? VE KİMLER VERMELİDİR?
İmza beyannamesi, her gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların kayıt için Ticaret Sicil Müdürlüklerine verilen ve içerisinde imzaya yetkili olanların imzasını barındıran bir belgedir.
Aşağıdaki tabloda da görüldüğü üzere yeni kimliğe sahip Türk vatandaşlarının imza örnekleri NVİ’den elektronik bir şekilde alınabilmektedir. Bunun dışında yabancılar ve eski kimliğe sahip Türk vatandaşları eski usulde fiziki olarak imza beyannamesini vermeye devam edecektir. Ancak imza örneği sistem üzerinden alınabilen kişiler için fiziki olarak imza beyannameleri kabul edilmeyecektir.
Ayrıca eğer sistemsel bir sorun sebebiyle ilgili imza yetkilisinin imza bilgisi NVİ’den alınamazsa bu kişi için de imza beyannamesi, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir ticaret sicil müdürlüğüne yazılı beyanda bulunmak suretiyle verilmektedir. Limited şirketlerin kuruluş işlemlerinde ise fiziki imza beyannameleri yalnızca ticaret sicil müdürlükleri huzurunda hazırlanabilmektedir.
Nasıl Yapılır?
Öncelikle ilgili imza yetkililerinin MERSİS üzerinden yetkilendirme aşamalarının takip edilerek değişiklik başvurusunun başlatılması gerekmektedir. İmza yetkilerinin kimlik türlerine göre sistem bizi yönlendirerek imza beyannamesinin elektronik olarak alınabildiği ya da alınamadığı hakkında bilgi vermektedir. Sol taraftaki menüde yer alan “İmza Beyanı” kategorisine tıklandığında hangi kişiler için elektronik olarak imza beyanının alınabildiği de görüntülenebilecektir.
GÖREV KABUL BEYANNAMESİ NEDİR? KİMLER VERMELİDİR?
Limited şirketlerde müdürlerin, anonim şirketlerde ise yönetim kurulu üyelerinin ortaklar dışından atanması halinde görev kabul beyannamesi vermesi şarttır. Aşağıdaki tabloda belirtildiği üzere atanan kişiler online olarak görevi kabul ettiklerini bildirebileceklerdir.
Nasıl Yapılır?
Öncelikle ilgili atanan kişilerin MERSİS üzerinden yetkilendirme aşamalarının takip edilerek değişiklik başvurusunun başlatılması gerekmektedir. Bunun ardından sol taraftaki menüde yer alan “İmza Beyanı” sekmesine gelindiğinde “Onay Durumu” Beklemede olarak görüntülenen kişilerin MERSİS “Yetki Kabul İşlemleri” alanından E-devlet, E-imza veya Mobil İmza seçeneklerinden biriyle giriş yaparak atandığı firmayı sorgulaması ve atama işlemine onay vermesi gerekmektedir. Onay işlemi tamamlanmadan işlem tescil için onaya gönderilemeyecektir.
Kişi ayrıca atandığı yetkiye onay verirken bundan sonra kendi yetkilendirmesi için herhangi bir değişiklik yapıldığında (temsile yetkili olarak ekleme/temsil şeklinin değiştirilmesi) bunun tekrar kendisinin onayına sunulmasını ya da sunulmamasını tercih edebilecektir. Yapılan bu tercih herhangi bir zamanda tekrar değiştirilebilir. Yetkiye onay veren kişi tekrar onaya sunmayı pasife aldı ise bundan sonraki değişikliklerde otomatik olarak görevi kabul ettiği varsayılacaktır.
Av. Sinem İLİKLİ
TARLAN- BAKSI AVUKATLIK BÜROSU
AV. AYLİN TARLAN- AV. DERYA BAKSI
Tarlan Avukatlık Bürosu Bloğu 