| Genel Kurul | – Olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur. (Medeni Kanun madde 74, Dernekler Yönetmeliği madde 13) – Genel kurul, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hâllerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılır. (Medeni Kanun madde 75, Dernekler Yönetmeliği madde 13) |
| Genel Kurula Çağrı | – Yönetim kurulu, dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesini düzenler. Genel kurula katılma hakkı bulunan üyeler, en az 15 gün önceden, günü, saati, yeri ve gündemi bir gazetede ilan edilerek, yazılı olarak bildirilerek, derneğin internet sayfasında ilan edilerek üyenin bildirdiği elektronik posta adresine ya da iletişim numarasına mesaj gönderilerek veya mahalli yayın araçları kullanılarak genel kurul toplantısına çağrılır. (Dernekler Yönetmeliği madde 14, Medeni Kanun madde 77) |
| Genel Kurul Toplantısı | – Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur ve toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri, yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulu tarafından görevlendirilecek kişiler tarafından kontrol edilir. Üyeler, yönetim kurulu tarafından düzenlenen listedeki adları karşısına imza atarak toplantı yerine girerler. (Dernekler Yönetmeliği madde 15) |
| Genel Kurul Karar Yeter Sayısı | – Genel kurul kararları, toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğuyla; tüzük değişikliği ve derneğin feshi kararları, ancak toplantıya katılan üyelerin 2/3’ünün çoğunluğuyla alınır. (Medeni Kanun madde 81) |
| Elektronik Ortamda Genel Kurul Ve Yönetim Kurulu | – Dernekler, genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülüp onaylanan elektronik sistemler üzerinden yapabilirler. – Genel kurul yapılmasına ilişkin alınan yönetim kurulu kararında ve genel kurul ilanında genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı belirtilir. Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu kararları fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterinden ayrı olarak tarih ve sıra sayısı ile elektronik ortamda saklanır. – Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına katılacak üyeler sisteme, güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanarak giriş yaparlar. – Kullanılacak elektronik sistemlerin, fiziki ortamda yapılan toplantılardaki divan oluşturma, oylama, söz alma, önerge verebilme ve benzeri tüm işlemlerin elektronik ortamda da yapılabilmesini sağlayan tasarım, yedekleme ve mevzuata uygun arşivleme kapasitesine; yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olması gerekmektedir. (Dernekler Yönetmeliği madde 15/A) |
| Tutulacak Defterler | 1) Karar Defteri: Yönetim Kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır. 2) Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak girenlerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir. 3) Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evraklar çıktısı alınmak suretiyle saklanır. 4) İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yapılan giderler açık ve düzenli olarak bu deftere işlenir. (Dernekler Yönetmeliği madde 32). 5) Dernek bilanço esasına göre defter tutuyorsa Yevmiye Defteri ve Büyük Defter tutulur. |
| Defterlere Kayıt Usulü | – Dernekler, defter ve kayıtları ile Türkiye Cumhuriyeti’nin resmi kurumlarıyla yazışmalarında Türkçe kullanmak zorundadır. (Dernekler Kanunu madde 31 ve Dernekler Yönetmeliği madde 33) – Defterler mürekkepli kalemle yazılır. Ancak defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. (Dernekler Yönetmeliği madde 33) – İşlemler, defterlere günlük olarak kaydedilir. Ancak, gelir ve gider kayıtları; işlemlerin, işin hacmine ve gereklerine uygun olarak muhasebe düzeni ve güvenliğini bozmayacak bir süre içinde kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtlar on günden fazla geciktirilmez. Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan belgelere dayanarak tutan derneklerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir. Ancak bu kayıtlar, işlemlerin esas defterlere kırk beş günden daha geç intikal ettirilmesine imkân vermez. (Dernekler Yönetmeliği madde 34) |
| Hesap Dönemi | – Derneklerde hesap dönemi bir takvim yılıdır. Hesap dönemi 1 ocakta başlar ve 31 aralıkta sona erer. (Dernekler Yönetmeliği madde 35) |
| Dernek Gelirleri Ve Giderleri | – Dernek gelirleri alındı belgesi ile tahsil edilir. Dernek gelirlerinin bankalar aracılığı ile tahsili halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer. Dernek giderleri ise fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. (Dernekler Yönetmeliği madde 38, Dernekler Kanunu madde 11) – Dernek gelirlerinin tahsilinde kullanılacak Alındı Belgeleri yönetim kurulu kararıyla bastırılır. (Dernekler Yönetmeliği madde 42) – Dernek gelirlerini toplayacak kişiler yönetim kurulu kararıyla belirlenir ve bunlar adına yetki belgesi düzenlenir. (Dernekler Kanunu madde 11) – Alındı belgeleri, gelir tahsil etme görev ve yetkisine sahip bulunanlara, sayman üyelerce imza karşılığı verilir ve kullanıldıktan sonra imza karşılığı geri alınır. (Dernekler Yönetmeliği madde 45) – Alındı belgeleri, sabit boyalı sert veya sivri uçlu tükenmez kalemle okunaklı bir biçimde silintisiz ve kazıntısız olarak doldurulur. Ödemede bulunana asıl yaprak koparılarak verilir, koçan kısmı ciltte bırakılır. Düzenleme sırasında hata yapılırsa, hatalı belge yaprağı ödemede bulunana verilmez. Asıl ve koçan yaprakların üzerine “İPTAL” ibaresi yazılıp her ikisi koparılmadan ciltte bırakılır. (Dernekler Yönetmeliği madde 45) – Dernek adına gelir tahsil etmekle yetkili olan kişiler, tahsil ettikleri paraları otuz gün içerisinde dernek saymanına teslim ederler veya derneğin banka hesabına yatırırlar. Ancak, tahsilatı 5.000 Türk Lirasını geçenler, otuz günlük süreyi beklemeksizin tahsil ettikleri parayı en geç iki iş günü içinde derneğin banka hesabına yatırırlar. (Dernekler Yönetmeliği madde 47) |
| Belgelerin Saklama Süresi | – Dernekler tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır. (Dernekler Yönetmeliği madde 39) |
| Beyannameler | – Dernekler, yıl sonu itibarıyla faaliyetlerini, gelir ve gider işlemlerinin sonuçlarını düzenleyecekleri beyanname ile her yıl Nisan ayı sonuna kadar mülkî idare amirliğine vermekle yükümlüdürler. (Dernekler Yönetmeliği madde 83) |
| Genel Kurul Sonuç Bildirimi | – Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen kırk beş gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren Genel Kurul Sonuç Bildirimi mülki idare amirliğine verilir. (Dernekler Yönetmeliği madde 17) – Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli kırk beş gün içinde mülki idare amirliğine verilir. (Dernekler Yönetmeliği madde 17, Dernekler Yönetmeliği madde 92/2) |
| Değişikliklerin Bildirilmesi | – Derneklerin, yerleşim yerlerinde (ikametgâh adreslerinde) meydana gelen değişiklikleri, dernek organlarında meydana gelen değişiklikleri, tüzüklerinde yapılan değişiklikleri, üyeliklerinde meydana gelen değişiklikleri ilgili değişikliği izleyen 45 gün içerisinde mülki idare amirliğine bildirmeleri gerekmektedir. (Dernekler Yönetmeliği madde 92, Dernekler Kanunu madde 23) |
| İç Denetim | – Derneklerde iç denetim esastır. – Genel kurul, yönetim kurulu veya denetim kurulu tarafından iç denetim yapılabileceği gibi, bağımsız denetim kuruluşlarına da denetim yaptırılabilir. Genel kurul, yönetim kurulu veya bağımsız denetim kuruluşlarınca denetim yapılmış olması, denetim kurulunun yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. – Denetim kurulu; derneğin, tüzüğünde gösterilen amaç ve amacın gerçekleştirilmesi için sürdürüleceği belirtilen çalışma konuları doğrultusunda faaliyet gösterip göstermediğini, defter, hesap ve kayıtların mevzuata ve dernek tüzüğüne uygun olarak tutulup tutulmadığını, dernek tüzüğünde tespit edilen esas ve usullere göre ve bir yılı geçmeyen aralıklarla denetler ve denetim sonuçlarını bir rapor halinde yönetim kuruluna ve toplandığında genel kurula sunar. (Dernekler Kanunu madde 9) |
| Denetim | – Gerekli görülen hallerde, derneklerin tüzüklerinde gösterilen amaçlar doğrultusunda faaliyet gösterip göstermedikleri, defterlerini ve kayıtlarını mevzuata uygun olarak tutup tutmadıkları İçişleri Bakanı veya mülkî idare amiri tarafından kamu görevlilerine denetletilebilir. – Bu denetimlerin, yapılacak risk değerlendirmelerine göre üç yılı geçmeyecek şekilde her yıl yapılması esastır. (Dernekler Kanunu madde 19) |
| Dernek Tüzüğünde Belirtilmesi Gereken Hususlar | – Derneğin adı ve merkezi. – Derneğin amacı ve bu amacı gerçekleştirmek için dernekçe sürdürülecek çalışma konuları ve çalışma biçimleri ile faaliyet alanı. – Derneğe üye olma ve üyelikten çıkmanın şart ve şekilleri. – Genel kurulun toplanma şekli ve zamanı. – Genel kurulun görevleri, yetkileri, oy kullanma ve karar alma usul ve şekilleri. – Yönetim ve denetim kurullarının görev ve yetkileri, ne suretle seçileceği, asıl ve yedek üye sayısı. – Derneğin şubesinin bulunup bulunmayacağı, bulunacak ise şubelerin nasıl kurulacağı, görev ve yetkileri ile dernek genel kurulunda nasıl temsil edileceği. – Üyelerin ödeyecekleri giriş ve yıllık aidat miktarının belirlenme şekli. – Derneğin borçlanma usulleri. – Derneğin iç denetim şekilleri. – Tüzüğün ne şekilde değiştirileceği. – Derneğin feshi halinde mal varlığının tasfiye şekli. (Dernekler Kanunu madde 4) |
| Derneklerin Kamu Kurum ve Kuruluşlarıyla İlişkileri | – Dernekler, 5072 sayılı Dernek ve Vakıfların Kamu Kurum ve Kuruluşları ile İlişkilerine Dair Kanun hükümleri saklı kalmak üzere, kamu kurum ve kuruluşları ile görev alanlarına giren konularda ortak projeler yürütebilirler. Kamu kurum ve kuruluşları, proje maliyetlerinin en fazla %50’si oranında ayni ya da nakdi katkı sağlayabilirler. (Dernekler Kanunu madde 10) |
| Yurtdışı Yardımları | – Dernekler, mülkî idare amirliğine önceden bildirimde bulunmak şartıyla, yurt dışındaki kişi, kurum ve kuruluşlardan aynî ve nakdî yardım alabilirler. Nakdî yardımların bankalar aracılığıyla alınması zorunludur. Yurt dışına yapılacak yardımlarda ise, yardım yapılmadan önce dernekler tarafından mülki idare amirliğine bildirilir. (Dernekler Kanunu madde 21) |
| Uluslararası Faaliyet | – Dernekler Tüzüklerinde gösterilen amaçları gerçekleştirmek üzere uluslararası faaliyette veya iş birliğinde bulunabilir, yurt dışında temsilcilik veya şube açabilir, yurt dışında dernek veya üst kuruluş kurabilir, yurt dışında kurulmuş dernek veya kuruluşlara katılabilirler. (Dernekler Kanunu madde 5) |
| Yardım Toplama | – Dernekler, kamu yararına uygun olarak amaçlarını gerçekleştirmek, muhtaç kişilere yardım sağlamak, kamu hizmetlerinden bir ya da birkaçını gerçekleştirmek ya da destek olmak üzere yardım toplayabilirler. Ancak yardım toplamak için yetkili makamlardan izin almak gerekmektedir. İzin alınacak yetkili makamlar Yardım Toplama Kanunu madde 7’de belirtilmiştir. (Yardım Toplama Kanunu madde 3) |
Stj. Av. Sıla Deniz İÇLİ
TARLAN AVUKATLIK BÜROSU
AV. AYLİN TARLAN
Tarlan Avukatlık Bürosu Bloğu 