Genel kurul derneklerin zorunlu organlarından bir olup, derneğe kayıtlı tüm üyelerden meydana gelmektedir. Genel kurul toplantıları, derneklerin kuruluşundan itibaren faal olduğu süre boyunca önem arz eden, dernek işlemlerinin devamını sağlayan bir adım olduğundan dikkatlice üzerinde çalışılması gereken alanlardan biridir.
Öyle ki; dernekler kuruluş bildirimini yaptıktan sonra tüzüklerinde ve diğer belgelerinde kanuna aykırılık veya noksanlık yoksa ya da kanuna aykırılık ve noksanlık, Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü tarafından verilen süre içerisinde giderilmişse, bu andan itibaren altı ay içinde ilk genel kurul toplantılarını yapmak ve organlarını oluşturmak zorundadırlar.
Dernekler, yapılan ilk genel kurul toplantısından sonra da eğer tüzüklerinde farklı bir düzenleme yoksa Türk Medeni Kanunu uyarınca en geç 3 yılda bir olağan genel kurul toplantısı yapmak zorundadırlar.
İlk genel kurul toplantısının kanunda öngörülen sürede yapılmaması veya olağan genel kurul toplantılarının iki defa üst üste yapılmaması, ilgili kişilere derneğin kendiliğinden sona erdiğinin mahkemeden tespitini isteme hakkı tanır. Bu sebeple de dernek genel kurul toplantıları derneklerin işleyişi için büyük bir öneme sahiptir.
Olağan genel kurul toplantıları haricinde, dernek genel kurulunun görev ve yetkisine giren iş ve işlemler için de ihtiyaç halinde olağanüstü genel kurul toplantıları yapılabilmektedir. Genel kurul, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hâllerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı başvurusu üzerine, yönetim kurulunca olağanüstü toplantıya çağrılabilmektedir. Yönetim kurulu, genel kurulu toplantıya çağırmazsa; üyelerden birinin başvurusu üzerine, mahkeme tarafından, üç üye genel kurulu toplantıya çağırmakla görevlendirilebilir.
DERNEK GENEL KURULUNUN GÖREV VE YETKİLERİ NELERDİR?
- Üyeliğe kabul ve üyelikten çıkarma hakkında son kararı verir.
- Derneğin diğer organlarını seçer.
- Derneğin diğer organlarına verilmemiş tüm iş ve işlemleri yapar.
- Derneğin diğer organlarını denetler ve onları haklı sebeplerle her zaman görevden alabilir.
- Şube açma kararını alır.
- Federasyonda derneği temsil edecek üyeleri, konfederasyonlarda federasyonu temsil edecek üyeleri seçer.
- Derneğin feshine karar verebilir.
- Tüzük değişikliği yapabilir.
- Yönetim ve denetim kurullarının başkan ve üyelerine ve hizmet için görevlendirilmiş üyelere verilecek ücret ile her türlü ödenek, yolluk ve tazminatları karara bağlar.
- Yönetim kuruluna taşınmaz mal satın alınması veya satılması konusunda yetki verir.
- Federasyon kurucusu olmaya karar verebilir.
- Dernek adlarında; Türk, Türkiye, Milli, Cumhuriyet, Atatürk, Mustafa Kemal kelimeleri ile bunların baş ve sonlarına getirilen eklerle oluşturulan kelimelerin kullanılmasına karar verebilir.
- Sandık kurulması ve sandık yönergesinin kabul edilmesine karar verir.
- Dernek tüzüğünde genel kurula verilen diğer görevleri yapar.
TOPLANTI USULÜ
Derneklerin olağan genel kurul toplantısı yapabilmeleri için mevzuatta belirlenen çağrı usulüne uymaları zorunludur. Çağrısız bir şekilde bütün üyelerin bir araya gelmeksizin yazılı katılımıyla ya da dernek üyelerinin tamamının bir araya gelerek aldığı kararlar da geçerlidir. Ancak bu tür kararlar olağan genel kurul toplantısı yerine geçmediğinden, sadece olağanüstü toplantılar bu yolla yapılabilecektir.
Derneklerde genel kurula çağrı usulü ise; genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin en az on beş gün önceden, toplantının günü, saati, yeri ve gündemi belirtilerek aşağıdaki yollardan en az biriyle genel kurula çağrılmasıdır.
- Gazetede ilan
- Derneğin internet sayfasında ilan
- Üyenin bildirdiği elektronik posta adresine yazılı olarak bildirmek
- İletişim numarasına mesaj göndermek
- Mahalli yayın araçları kullanmak suretiyle çağrı
Bu çağrıda, çoğunluk sağlanamaması sebebiyle toplantı yapılamazsa, ikinci toplantının hangi gün, saat ve yerde yapılacağı da belirtilmelidir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasındaki süre yedi günden az, altmış günden fazla olamaz.
Toplantı, başka bir nedenle yapılamazsa, bu durum yapılamama sebepleri de belirtilmek suretiyle, ilk toplantı için yapılan çağrı usulüne uygun olarak üyelere duyurulmalıdır. İkinci toplantının erteleme tarihinden itibaren en geç altı ay içinde yapılması zorunludur. Üyeler ikinci toplantıya, genel kurulun çağrı esaslarına göre yeniden çağrılmalıdır. Genel kurul toplantısı bir defadan fazla ertelenemez.
Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi (hazirun cetveli) toplantı yerinde hazır bulundurulur. Toplantı yerine girecek üyeler kimlik belgesi göstermek zorundadırlar ve katılan üyeler hazirun cetvelindeki isimlerinin karşısına imzalarını atarlar.
Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum tutanağa geçirilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır. Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca tutulacak bir tutanakla toplantının ertelenmesine ilişkin usul izlenir.
Açılıştan sonra, bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulmalıdır. Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir.
Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar genel kurul toplantı tutanağına yazılır ve divan heyeti tarafından birlikte imzalanır.
Dernek genel kurul ve yönetim kurulu toplantıları elektronik ortamda da yapılabilir. Genel kurul yapılmasına ilişkin alınan çağrı kararında ve genel kurul ilanında genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı belirtilmelidir.
Dernekler elektronik ortamda yapılacak genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarını Bilgi Teknolojileri Genel Müdürlüğü tarafından uygun görülen elektronik sistemler üzerinden yapmak zorundadırlar. Söz konusu sistemlere işlenecek veriler için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine de riayet edilmelidir.
Dernekler, Dernekler Kanunu’nda, Türk Medeni Kanunu’nda, Dernekler Yönetmeliği’nde ve derneklerin kendi tüzüklerinde yer alan genel kurul toplantılarının fiziki ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslara elektronik ortamda yapılan toplantılarda da uymakla yükümlüdürler.
Elektronik ortamda yapılacak dernek genel kurul toplantılarına katılacak üyeler sisteme, güvenli elektronik imza veya iki faktörlü kimlik doğrulama yollarından birini kullanarak giriş yapabilirler.
Ve son olarak ister fiziki olsun ister elektronik ortamda yapılmış olsun dernekler yaptıkları genel kurulları genel kurul sonuç bildirimi ile DERBİS sistemi üzerinden Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü’ne bildirmelidirler.
Av. Sinem İLİKLİ
TARLAN AVUKATLIK BÜROSU
AV. AYLİN TARLAN
Tarlan Avukatlık Bürosu Bloğu 