Yönetim kurulu anonim şirketin yönetim organıdır ve şirketin faaliyetlerini yürütmek ve yönetmek ile görevlidir. Türk Ticaret Kanunu ile şirketin genel kuruluna hasredilmemiş görev ve yetkilerde yönetim kurulu karar almaya yetkilidir. Bu durum da yönetim kurullarının sık sık toplanmasına ve şirketin işleyişi için karar almasına yol açar. Yönetim kurulu üyelerinin toplantılarda bizzat temsili esas olduğundan, herhangi bir engel sebebiyle toplantının yapılamaması şirketin işleyişini de büyük ölçüde etkiler. Toplantıların yapılamadığı durumlarda kanun elden dolaştırma yoluyla da kararların alınabilmesine imkan tanımaktadır. Şöyle ki üyelerden hiçbiri toplantı yapılması isteminde bulunmadığı takdirde, üyelerden birinin belirli bir konuda diğer tüm üyelere yaptığı önerisine, en az üye tam sayısının çoğunluğunun yazılı onayı alınmak suretiyle de yönetim kurulu karar alabilir. Ancak günümüzde global şirket yapılarının geldiği aşama göz önünde bulundurulduğunda hızlı alınması gereken kararlar bakımından bu yöntem de yetersiz kalmıştır. Eski tip yöntemler ticari hayatın hızına yetişemediğinden yönetim kurulu kararlarının elektronik olarak alınmasını sağlayan farklı yöntemler geliştirilmiştir.
Yönetim Kurulu Kararları Elektronik Ortamda Alınabilir Mi?
Bu soruya çok net bir cevapla yanıt verebiliriz ki “EVET!”.
Yönetim kurulu kararlarının elektronik ortamda alınabilmesinin iki yolu bulunmaktadır.
Bunlardan ilki gerekli teknolojik alt yapıyı sağlayarak yönetim kurulunun toplantıyı elektronik ortamda gerçekleştirilmesidir.
İkinci yöntem ise kararların elden dolaştırma yönteminin dijitalleşmiş halidir. İkinci yöntemde karar fiziki elden dolaştırma yöntemi gibi tüm üyelere elektronik ortamda sunulur ve imzaları elektronik olarak tamamlanır.
Aşağıda bu iki yöntemden bahsediyor olacağız.
1.Elektronik Yönetim Kurulu Kararı
Elektronik olarak yönetim kurulu toplantılarının yapılabilmesi için bazı şartların varlığı şarttır. Bu şartlar, toplantıların elektronik olarak yapılabileceğinin şirket sözleşmesinde yer alması, katılım sağlayacak üyelerin kimliğini teyit eden nitelikli elektronik sertifikaya sahip güvenli elektronik imzalarının bulunması ve toplantıların elektronik olarak yönetileceği sistemin kurulmasıdır.
Şirket sözleşmesine bu yönde eklenecek maddenin bir örneği Ticaret Şirketlerinde Anonim Şirket Genel Kurulları Dışında Elektronik Ortamda Yapılacak Kurullar Hakkında Tebliğ’inde (“Tebliğ”) yer almaktadır.
Toplantıların elektronik olarak yapılabilmesi için elektronik toplantı sistemi kurulmalıdır. Elektronik toplantı sistemi, asgari olarak Tebliğ’de belirtilen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına, yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine sahip olmalıdır. Elektronik toplantı sistemi dışardan bir hizmet sağlayıcı desteğiyle kurulabileceği gibi şirketlerin kendisi tarafından da oluşturulabilir. Ancak şirketlerin kendi oluşturdukları toplantı sisteminin Tebliğ ve Türk Ticaret Kanunu hükümlerine uygunluğunu, Tebliğ’in 14. maddesinin 3. fıkrasında belirtilen kurumlara tespit ettirmesi ve söz konusu kurumlar tarafından düzenlenecek teknik raporu ticaret sicili müdürlüğüne tescil ve ilan ettirmesi zorunludur.
Bu yöntemde herkes elektronik olarak toplantılara katılmak zorunda değildir. İsteyen üyeler fiziki olarak toplantıya katılabilirler. Toplantı, fiziki ve elektronik ortamda eş zamanlı olarak yürütülecektir. Üyelerden herhangi birinin toplantıya fiziken katılacağını beyan etmemesi halinde toplantı tamamen elektronik ortamda da yapılabilir.
Yönetim kurullarını elektronik ortamda yürütmek isteyen şirketler ayrıca Tebliğ’de yer alan toplantı çağrı prosedürünü de takip etmelidir.
Ayrıca bu yöntemle limited şirketlerde müdürler kurulu kararı alınabildiği gibi aynı zamanda anonim şirketlerin genel kurulları da elektronik genel kurul sistemi dediğimiz benzer bir sistemle yürütülebilmektedir.
2.Yönetim Kurulu Kararının Elektronik Olarak İmzalanması
İkinci yöntem yönetim kurulu kararlarının elden dolaştırma usulüne benzer olarak formüle edilmiş ve elden dolaştırma yönteminin elektronik halidir diyebiliriz. MERSİS üzerinde Yönetim Kurulu Karar Modülü olarak adlandırılan ve yönetim kurulu kararlarının elektronik imza ile alınmasını sağlayan bir modül bulunmaktadır. Öncelikle tüm yönetim kurulu üyelerinin bir MERSİS hesabına ve üyelerin kimliğini teyit eden nitelikli elektronik sertifikaya sahip güvenli elektronik imzaya sahip olması gerekmektedir.
Herhangi bir yönetim kurulu üyesi MERSİS modülüne metin formatında kararı yükleyerek bir süreç başlatabilir. Bu önerinin tüm yönetim kurulu üyelerine yapılmış olması bu yolla alınacak kararın geçerlilik şartıdır. Kararın tüm yönetim kurulu üyeleri tarafından sistemin yönergelerine uygun olarak incelenmesi ve hiçbirinin toplantı yapılması isteminde bulunmaması gerekmektedir. Üyeler öneriyi inceledikten sonra önerilen kararı elektronik imzaları ile onaylayabilir veya reddedebilirler. Yönetim kurulunun en az üye tam sayısının çoğunluğunun kararı onaylaması suretiyle karar fiziksel bir toplantıya gerek kalmadan yönetim kurulu tarafından kabul edilmiş sayılır.
Kabul edilen kararın resmi nitelik kazanabilmesi için kararın elektronik imza ile imzalandığının kararda açıkça belirtilmesi ve daha sonra yönetim kurulu karar defterine işlenmesi gerekmektedir. Bu şekilde alınan kararların tescil süreçlerinde, kararın noter tasdikli örneğinin sicile sunulmasına gerek bulunmamaktadır. Yönetim kurulu karar defterinden ilgili sayfanın bir kopyası tescil işlemi için yeterli olacaktır.
Bu yöntemle aynı zamanda tüm ortakları gerçek kişi olan limited şirketlerin genel kurul kararı da alınabilmektedir.
Sizlere bu yazımızla anonim şirketlerin yönetim kurulu toplantılarını elektronik ortamda nasıl gerçekleştirebileceğini kısaca aktarmaya çalıştık. Daha detaylı bilgi ve süreç yönetiminiz için büromuzla her zaman iletişime geçebilirsiniz.
Av. Sinem İLİKLİ
TARLAN AVUKATLIK BÜROSU
AV. AYLİN TARLAN
Tarlan Avukatlık Bürosu Bloğu 